نوشته توسط چیزارا ایبئاکانما
همه در تلاشی مداوم برای حداکثر بهرهوری هستند و سعی میکنند آن را تثبیت کنند. این معمولاً به معنای پذیرش چندین ابزار بهرهوری است؛ از برنامههای اختصاصی فهرست کارها تا ردیابهای عادت و برنامهریزهای دیجیتال. مشکل چیست؟ اکثر افراد پس از مدتی این ابزارها را رها میکنند. کارها انباشته میشوند، اعلانهای معوقه افزایش مییابند و بهزودی حتی نمیتوانید مشخص کنید کدام برنامه چه کاری انجام میدهد. راهحل سادهتری وجود دارد که پیشاپیش بر روی هر دستگاه اندروید نصبشده است: تقویم گوگل.
اکثر کاربران اندروید تقویم گوگل را چندین بار در هفته باز میکنند، بدون آنکه به قدرت واقعی آن پی ببرند. شاید از تقویم برای برنامهریزی یک جلسه یا یادآوری تولد کسی استفاده کنید، اما هیچ کار دیگری انجام نمیدهید. در همین حال، افراد انواع برنامههای پیچیده را دانلود میکنند تا سیستمهای زمانبندی پیشرفتهای بسازند که در نهایت فرو میریزند. اگر تا بهحال احساس کردید که مدیریت چندین ابزار برایتان طاقتفرساست، تقویم گوگل همان دوست قابل اعتماد است که از ابتدا در همان اتاق حضور داشته و دستش را بالا میگیرد و میگوید: «من میتوانم تمام این کارها را بر عهده بگیرم».
این برنامه کاملاً رایگان است، پر از ویژگیهای عالی و بهصورت یکپارچه با جیمیل، Google Tasks و سایر سرویسهای گوگل که ممکن است روزانه از آنها استفاده کنید، همگام میشود. اگرچه ممکن است شبیه یک ابزار زمانبندی دیگر به نظر برسد، اما کارشناسان بهرهوری و شمار زیادی از کاربران به شدت به آن اعتماد دارند و آن را بهعنوان سیستم اصلی برای انجام واقعی کارها میپسندند.
کارها را به بازههای زمانی تبدیل کنید با ویژگیهای داخلی
دلیل موفقیت تقویم گوگل در جایی که سایر برنامههای فهرست کار و تقویمها ناکام میمانند، به روانشناسی برمیگردد. فهرستهای کار سنتی به شما اجازه میدهند کارهای بیپایانی را ایجاد کنید بدون اینکه مجبور به مواجهه با واقعیت زمان شوید. میتوانید ۲۰ مورد به فهرست فردا اضافه کنید، حتی اگر فقط شش ساعت وقت آزاد داشته باشید.
با بهروزرسانی تقویم گوگل که در نوامبر ۲۰۲۴ منتشر شد، یکپارچهسازی بین Google Tasks و برنامهٔ واقعی زمانی شما سرانجام احساس کامل بودن میکند. اکنون میتوانید کارها را به بازهٔ زمانی مشخصی اختصاص دهید: کافی است یک اسلات خالی در تقویم خود انتخاب کنید، روی Task ضربه بزنید، عنوان و توضیح را وارد کنید و آمادهاید. کارهای شما دیگر فقط آرزوهایی نیستند که «امروز ممکن است انجام شوند»، بلکه تعهدات زمانی واضح و غیرقابل مذاکره میشوند. با اختصاص دادن فضای فیزیکی به یک کار روی صفحه، از رزرو بیش از حد ناخواسته جلوگیری میکنید و خود را مجبور میسازید تا مدت زمان واقعی انجام کارها را بپذیرید.
همچنین میتوانید تنظیم کنید کارها به دفعات دلخواه تکرار شوند، که به شما در ساختن عادات بهتر از طریق برنامهریزی روتینهای پایدار کمک میکند. بهخاطر داشته باشید که بخش توضیح را نیز پر کنید: یک کار مبهم با عنوان «کار» میتواند تلهای باشد که بهمحض نشستن شما، خستگی تصمیمگیری را بهوجود میآورد. بهجای آن، از توضیح برای فهرست کردن اهداف خاص استفاده کنید. وقتی اعلان تقویم میپیچد، دیگر ۱۰ دقیقه زمان را برای این که بفهمید از کجا شروع کنید هدر نمیدهید و میتوانید مستقیماً اجرا کنید.
فرسودگی را پیش از وقوع با رنگکدینگ شناسایی کنید
به تقویم خود همین حالا نگاهی بیندازید. اگر تنها رنگ آبی پیشفرض است، موارد بسیاری را از دست میدهید و دادههای مهم را از خودتان پنهان میکنید. با گذاشتن یک رنگ برای تمام ورودیها، بهصورت بصری یک دورهٔ فشردهٔ سهساعته برنامهنویسی را دقیقاً همانند یک گفتگوی کوتاه ۱۵ دقیقهای قهوهای میپذیرید. رنگکدینگ رویدادهای تقویم، این شبکهٔ خستهکننده و تکرنگ را به یک نقشهٔ حرارتی واقعی از ظرفیت روزانه شما تبدیل میکند.
به تنظیمات خود بروید و برای کارهایی که نیاز به تمرکز زیاد و بدون وقفه دارند، رنگ قرمز روشن اختصاص دهید. بخشهای سلامتی خود، مانند باشگاه یا زمان ناهاری که بهطور مداوم از آن میگذرید، به رنگ سبز تبدیل کنید. جلسات را به رنگ زرد تنظیم کنید و برای کارهای اداری کمانرژی مانند پاکسازی صندوق ورودی یا چک کردن اسلک از رنگ آبی استفاده کنید.
بازده واقعی در همان لحظهای که به نمای هفتگی میزرخشید، نمایان میشود. بهجای خواندن متن، به داشبوردی نگاه میکنید که میزان کاری که باید انجام دهید را نشان میدهد. اگر در روز چهارشنبه یک دریای غولآسا از رنگ قرمز ببینید که هیچ جزیره سبزی در آن حضور ندارد، میدانید که در مسیر مستقیم به‑سوی فرسودگی پیش میروید، در حالی که هفته حتی نیمی از زمان خود را سپری نکرده است؛ و میتوانید کارهایتان را بهتر دستهبندی کرده و مسیر را اصلاح کنید.